CPO-Herausforderung Teil 4: Schließen des Procure-to-Pay-Kreislaufs
Es ist allgemein bekannt, dass die doppelte Rechnungsprüfung (Abgleich der Rechnung mit der Bestellung) bzw. die dreifache Rechnungsprüfung (Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und dem Warenerhalt) ein mühsamer, arbeitsintensiver und fehleranfälliger Prozess ist, für den schon seit langem eine automatisierte Lösung überfällig ist. Dieses Problem besteht nicht nur auf der Käuferseite, auch für die Zulieferer selbst gestaltet sich dieses Prozedere als äußerst zeitaufwändig, da die Rückverfolgungsmöglichkeiten aufgrund der geringen Transparenz stark einschränkt sind, was wiederum das Risiko erhöht, dass Aufträge ohne Genehmigung weitergeleitet werden. Es bestehen viele Risiken, und da die Corporate Governance heute mehr denn je im Blick der Öffentlichkeit steht, stellt dies für viele Unternehmen ein Problem dar.
Wie kann dieser Umstand nun behoben werden? Und weshalb haben sich bisher immer noch so wenige dieses weit verbreiteten Problems angenommen? Die positiven Effekte, die sich ergeben, wenn der Procure-to-Pay-Kreislauf geschlossen wird, sind vielfältig. Es Bedarf daher keiner langen Diskussion darüber, ob auf diesem Gebiet Anstrengungen unternommen werden sollten.
Die Bereiche Beschaffung und Zahlungsabwicklung können nicht nur erhebliche Einsparungen bei den Kosten für Prozessabläufe ermöglichen, sondern bieten darüber hinaus auch umfassende Chancen, die Transparenz der Ausgaben beträchtlich zu erhöhen und die Vertragskonformität signifikant zu steigern. Durch eine Verknüpfung dieser beiden Prozesse können zudem weitere Synergien geschaffen und Kosteneinsparungen erzielt werden.
Um zu einem erfolgreichen Abschluss zu kommen, müssen allerdings noch einige Hürden überwunden werden.
Problem Nr. 1: Vertragskonformität und richtliniengerechte Prozessabwicklung
Viele Einkaufsabteilungen sind bei der Einhaltung von Verträgen und der Kommunikation von Vereinbarungen an die Bedarfsträger mit großen Herausforderungen konfrontiert. Oft wird übersehen, dass Beschaffungsprozesse zunächst gemäß den Richtlinien durchgeführt werden müssen, um die Vertragskonformität zu gewährleisten. In diesem Bereich sind die positiven Effekte, die durch Schließen des Procure-to-Pay-Kreislaufs entstehen, besonders spürbar.
Dabei kann sich eine zugegebenermaßen drastische Maßnahme als besonders wirkungsvoll erweisen: Keine Bezahlung wenn die Bestellung nicht über das Procurement-System abgewickelt wurde., Es existieren unzählige Beispiele, bei denen diese Vorgehensweise hervorragende Ergebnisse geliefert hat: Einerseits besteht sofortiger Handlungsbedarf auf der Käuferseite, andererseits stehen Zulieferern geeignete Maßnahmen zur Verfügung, um Auseinandersetzungen bezüglich der Rechnungsstellung sowie andere kostenintensive Rechtstreitigkeiten verhindern zu können.
Vereinfacht ausgedrückt bedeutet dieser Ansatz, keine Rechnungen zu bezahlen, solange keine genehmigte Bestellnummer zugewiesen wurde. In einem voll automatisierten Prozess werden fehlerhafte Rechnungen abgelehnt, bevor sie in den Kreditorenkonten verbucht werden, während die Bearbeitung korrekter Rechnungen dank entsprechender Lösungen nahezu vollständig automatisiert abläuft, so dass eine Vielzahl von fehleranfälligen Arbeitsschritten für beide Parteien entfällt.
Die Maßnahme, die Bezahlung erst nach Eingang der offiziellen Rechnungsstellung vorzunehmen, hat zur Folge, dass Endbenutzer den Einkaufsprozess nicht umgehen können und die eProcurement-Lösung zwangsläufig verwenden müssen, um die Rechnungsstellung vom Zulieferer anfordern zu können.
Problem Nr. 2: Undurchsichtige Organisationsstrukturen und unklare Verteilung von Verantwortlichkeiten
Leider ist die Organisation vieler Unternehmen meist so strukturiert, dass Beschaffungsprozesse und Buchhaltung voneinander getrennt ablaufen. Geht diese Tatsache zusätzlich mit einem überproportionalen Einsatz von verschiedenen Lösungen einher, entsteht häufig ein Szenario, in dem funktionsübergreifende Teams Zugriff auf eine Vielzahl von Systemen benötigen, um ein aufschlussreiches Bild über die Gesamtausgaben erhalten zu können.
Oft lässt sich schwer feststellen, wie eProcurement-Lösungen und Kreditorenkonten problemlos harmonisiert werden können, wenn nicht klar festgelegt ist, wer für den gesamten Prozess verantwortlich ist. Ist es der CPO oder der CFO? Gehören beide der Unternehmensleitung an?
Es besteht kein Zweifel: Um von der doppelten oder dreifachen Rechnungsprüfung und der automatisierten Abwicklung von Auftrag und Rechnung profitieren zu können, müssen diese Prozesse in einem Team bearbeitet werden.
Problem Nr. 3: Heterogene Struktur der Zuliefererbasis
Zulieferer für eProcurement-Prozesse zu gewinnen, kann sich bisweilen als schwierig erweisen. Wie jedoch bereits in dem Buch Purchasing Transformation“ erläutert, kann auf diese Weise die Einhaltung von Richtlinien vereinfacht und der Procure-to-Pay-Kreislauf geschlossen werden. In „Purchasing Transformation“ stellt Abdülkadir Tekin das Hunter-Herd-Prey-Modell vor und erläutert, wie Zulieferer von eProcurement-Lösungen überzeugen werden können.
Für Zulieferer bedeutet eProcurement, dass sämtliche Transaktion entsprechend der vereinbarten Rahmenverträge abgewickelt werden. Das verainbarte Vertragsvolumen wird über einen zentralen Kanal – das Procurement-System abgwickelt und ist für beide Parteien nachvollziehbar.
Mit den derzeit verfügbaren Tools zur Auftragsverwaltung können auch Kleinunternehmen vom Einsatz von elektronischen Rechnungen (eInvoices) und der Abstimmung ihrer Rechnungen profitieren, da die das Risiko für Unstimmigkeiten bei der Rechnungsstellung minimiert und die Bezahlung so schneller durchgeführt werden kann. Zulieferern, die bereits über integrierte und automatisierte Strukturen verfügen, bietet der Einsatz von eProcurement-Lösungen sogar noch weitere Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung und Kostensenkung.
Die Verknüpfung von Beschaffungs- und Bezahlungsprozessen kann nicht nur erhebliche Einsparungen bei den Kosten für Prozessabläufe ermöglichen, sondern bietet darüber hinaus auch umfassende Chancen, die Transparenz der Ausgaben beträchtlich zu erhöhen und die Vertragskonformität signifikant zu vereinfachen. All diejenigen, die sich noch nicht des Themas „Schließen des Procure-to-Pay-Kreislaufs“ angenommen haben, verpassen unter Umständen das enorme Einsparungspotenzial, das sich auf diesem Gebiet ergibt.
