CPO-Herausforderung Teil 3: Die erfolgreiche Umsetzung von eProcurement in Ihrem Unternehmen
Eines der Hauptprobleme von Einkaufsabteilungen ist, die geplanten Einsparungen tatsächlich erzielen zu können. Die Visualisierung und das Marketing der Unternehmensverträge stellt eine der größten Herausforderungen dar, die Einkaufsabteilungen heutzutage bewältigen müssen.
Es ist wohl ganz offensichtlich, dass eine erfolgreiche Beschaffungsstrategie davon abhängt, dass die von der Einkaufsabteilung ausgehandelten Verträge im Unternehmen genutzt werden. Betrachten wir das Ganze also einfach als Verkaufsprozess.
Wie bei jedem Verkaufsprozess benötigen Sie ein attraktives Produkt zur Vermarktung, um potenzielle Käufer anzuziehen. Und wenn das Geschäft zustande gekommen ist, müssen die Kunden davon überzeugt sein, dass sie eine gute Entscheidung getroffen haben.
Was verkaufen Sie also?
Ihre Verträge.
Und wie vermarkten Sie diese?
Mit einer einfach anzuwendenden, unternehmensweiten eProcurement-Lösung.
Im IBX Newsletter Ausgabe 4, 2007, haben wir uns mit dem Thema strategische Beschaffung und der Problematik, wie man die unternehmensweite Beschaffung beschleunigen kann, befasst. http://www.ibxeurope.com/?id=3334 Lassen Sie uns also direkt die Vor- und Nachteile der Implementierung und umfassenden Nutzung einer eProcurement Lösung erörtern.
Es gibt zwei Eckpfeiler, mit denen eine eProcurement-Initiative steht oder fällt: Benutzerfreundlichkeit und Inhalt. Diese beiden Aspekte sind für die Einhaltung der Verträge entscheidend. Natürlich gibt es viele Parameter, die in Bezug auf die Compliance in Betracht gezogen werden müssen wie z. B. Betroffene, Gesamtbetriebskosten, eine zuverlässige und durchdachte strategische Beschaffung sowie die Berücksichtigung von lokalen Anforderungen. Doch wenn die Mehrheit der Benutzer integriert werden soll, kann es schnell passieren, dass Benutzerfreundlichkeit und Inhaltsqualität leiden.
So holen Sie alle Ihre Mitarbeiter ins Boot
Ihre Kunden sind die Mitarbeiter, die die eProcurement-Lösung künftig verwenden werden. Sie können in drei Hauptgruppen eingeteilt werden:
1. Diejenigen, die offen sind für alles Neue
2. Diejenigen, die offen sind für Neues, wenn es leicht umzusetzen ist
3. Diejenigen, die immer Hilfe brauchen
Statistisch gesehen lassen sich diese drei Hauptgruppen in der abgebildeten Kurve darstellen. Die Herausforderung dabei ist, so viele Benutzer wie möglich im mittleren Segment anzusammeln.
Abbildung 1: Die Mitarbeiter, d. h. die Kunden jeder Beschaffungsinitiative, können statistisch gesehen in drei Gruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen eingeteilt werden.
Diejenigen, die für alles Neue offen sind, sind typische Vorreiter, die sich (mit Leidenschaft) in neue Technologien einarbeiten und alle Schwierigkeiten überwinden, egal ob es sich um verwirrende Benutzeroberflächen oder fehlende relevante Inhalte handelt. Hierbei handelt es sich jedoch um Ausnahmeerscheinungen. Die meisten Mitarbeiter fallen unter die Kategorie „offen für Neues, wenn es leicht umzusetzen ist“. Wenn ihnen ein klar erkennbarer Weg aufgezeigt wird, dann sind sie bereit, Ihrem Vorbild zu folgen. Sie sind vertraut mit dem Internet und denken, dass eine webbasierte Lösung genauso einfach anzuwenden ist wie Google.de, während die Inhalte in der Qualität, Flexibilität und Transparenz bereitgestellt werden, wie sie es vielleicht von Amazon.de gewohnt sind. Schließlich gibt es noch die Gruppe derjenigen, die immer Hilfe brauchen. Das sind zwar meist nur wenige Mitarbeiter, die sich jedoch oft lautstark zu Wort melden und den Erfolg Ihrer Initiative ernsthaft gefährden könnten. Um auch diese Mitarbeiter für die eProcurement-Lösung zu gewinnen, sind Support-Services wie „Buy-on-behalf“ und „Assisted Purchasing“ notwendig.
Wie die Abbildung unten zeigt, gibt es großes Potenzial in Bezug auf die Einhaltung Ihrer Beschaffungsverträge.
Abbildung 2: Kostenreduzierung und Compliance gehen Hand in Hand bei der Erzielung von Reingewinnen
Verteilung der Ausgaben für Hilfsmaterialien und Dienstleistungen
Eine einfache und leicht zu bedienende Benutzeroberfläche ist ein Schritt in die richtige Richtung. Die Lösung muss jedoch mehrfache Abrufmethoden unterstützen. Normalerweise ist eine eProcurement-Lösung auf die Katalogbestellung beschränkt. Das Problem dabei ist, dass sich nur 25-35 % der Ausgaben eines Unternehmens auf Katalogbestellungen beziehen. Für den verbleibenden Beschaffungsbedarf sind alternative Abrufmethoden wie benutzerdefinierte Formulare, kombinierte Produkte.
Angebotsanfrage, zeitbasierte Kaufaufträge oder Abonnements notwendig.
Abbildung 3: Verteilung der Ausgaben für Hilfsmaterialien und Dienstleistungen nach Kategorie. Nur 32 % der Gesamtausgaben basieren auf Katalogbestellungen, die verbleibenden 68 % erfordern ausgereiftere Abrufmethoden.
Weshalb die Qualität der Inhalte so wichtig ist
Versetzen Sie sich in Ihre Mitarbeiter hinein. Sie benötigen Hilfe bei Ihrem Projekt und brauchen dringend einen Berater. So oft Sie auch eine Suchabfrage starten, Ihre eProcurement-Lösung bringt Ihnen einfach keine Resultate. Sie lassen es also bleiben, greifen zum Telefonhörer und rufen Ihren Freund aus der Schulzeit an, der für die Beratungsfirma am Ort arbeitet. Kein Zweifel, Sie verstoßen gegen die Richtlinien Ihres Unternehmens, aber Sie sorgen dafür, dass die Aufgaben erledigt werden, und das ist ausreichend Rechtfertigung für Ihr Handeln. Oder?
Die Qualität der Inhalte ist genauso wichtig wie erweiterte Abrufmethoden. Nur so können Sie die Ausgaben gering halten und Ihre Kunden davon überzeugen, künftig die eProcurement-Lösung zu nutzen.
Eine Suchmaschine kann nur finden, was vorhanden ist – und wenn die Qualität der Inhalte unzureichend ist, dann kann die Suchmaschine noch so ausgereift sein, sie wird keine brauchbaren Ergebnisse anzeigen.
Dafür zu sorgen, dass Ihre Vertragszulieferer adäquate Inhalte zur Verfügung stellen, kann schwierig sein. Es muss jedoch nicht so sein. Katalog-Punktekarten ermöglichen einen umfassenden Überblick über die Leistung eines Anbieters verglichen mit den Branchenführern. Zudem bieten sie deutliche und wichtige Hinweise, wie die Inhaltsqualität verbessert werden kann, was wiederum zur Steigerung der Absatzchancen der Anbieter führt. Dies allein sollte für den Anbieter schon Anreiz genug sein, die notwendigen Informationen bereitzustellen.
Die Qualität der Inhalte liegt jedoch nicht nur in der Verantwortung der Zulieferer. Ein Mangel an Informationen kann eine eProcurement-Initiative verzögern oder sogar scheitern lassen. Der erste Eindruck zählt, und wenn Benutzer mit der eProcurement-Lösung schlechte Erfahrungen machen, ist es wahrscheinlich, dass sie künftig nicht mehr darauf zurückgreifen werden.
Der Endbenutzer-Algorithmus
Intuitive Benutzeroberfläche + umfassende Abruffunktionalität + qualitativ hochwertige Inhalte = zufriedene Kunden.
Wenn Ihre Kunden zufrieden sind, dann sind sie auch bereit, sich auf weitere Veränderungen einzulassen. Und dies ist entscheidend für das Gelingen Ihrer eProcurement-Strategie.
Thomas Neubauer, Geschäftsführer der IBX Deutschland GmbH
