Etablierung konzernweiter Beschaffungsprozesse

Die erste Ausgabe unserer Serie „CPO-Challenge“ beschäftigte sich mit der Beurteilung des durch eine Umstrukturierung der Einkaufsabteilung entstehenden Mehrwerts. Dieses Mal werden konzernweite Beschaffungsprozesse thematisiert. In diesem Zusammenhang wird aufgezeigt, wie Sie Ihre Beschaffungsinitiative erfolgreich gestalten.

Die Etablierung von Beschaffungsprozessen auf Unternehmensebene ist für gewöhnlich leichter gesagt als getan. Die Gründe hierfür sind mannigfaltig: unzureichende Fachkenntnisse im Bereich Beschaffung, der Mangel an gemeinsamen Prozessen sowie der fehlende unternehmensweite Einsatz von unterstützenden eTools. Insbesondere der Faktor Change Management stellt hierbei ein Problem dar, da Unternehmensleitung oder die für den Einkauf von Ausrüstung verantwortlichen Mitarbeiter für gewöhnlich nicht bereit sind, ihre Kompetenzen für die Unterzeichnung von Kaufverträgen an die Einkaufsabteilung abzugeben. Viele Einkaufsmitarbeiter vor Ort haben eine Aversion gegen unternehmensweite Initiativen, da sie die Beziehungen zu den Lieferanten beeinträchtigen,und Scheiden tut bekanntlich weh. Change Management ist kein Selbstläufer, sondern ein essenzieller Prozess, der dementsprechend auch angemessene Beachtung finden muss. Die Belastungen, die mit Umstrukturierungen einhergehen, machen auch vielen lokalen Lieferanten zu schaffen. Folglich sprechen sich diese gegen unternehmensweite Initiativen aus, denn sie sehen die Umstrukturierung als Bedrohung für ihr Geschäft an.

Wie können also Beschaffungsprozesse auf konzernweiter Ebene etabliert werden? Ganz einfach – Durch Fokussierung und Automatisierung. Das ist alles.

Fokussierung

Thomas Neubauer, Geschäftsführer der IBX Deutschland GmbH

Wir bei IBX sind überzeugte Befürworter einer zentral geführten Beschaffungsorganisation. Mit diesem Hybridmodell ist es möglich, Fremdfinanzierung, unternehmensweite Prozesse und Best Practices für Zentralisierung mit der lokalen Bevollmächtigung und Spezialisierungskomponente eines dezentralisierten Modells kombiniert zu etablieren. Eine aktuelle Studie der Aberdeen Group hat ergeben, dass Unternehmen, die mit einer zentral geführten Beschaffungsorganisation arbeiten, dezentral geführte Unternehmen in den Bereichen Ausgabevolumina und Lieferkosteneinsparungen weit hinter sich lassen.

Beim Einsatz einer konzernweiten Beschaffungslösung ist es den Mitarbeitern einer zentral geführten Beschaffungsorganisation möglich, sich auf ihr Fachgebiet zu konzentrieren und angemessene Marktpreise mit den Lieferanten zu verhandeln. Eine zentral geführte Beschaffungsorganisation vereinfacht zudem den effizienten Einsatz von Fachkenntnissen sowie die Entwicklung von Best Practices-Prozessen. Darüber hinaus ist ein Unternehmen dann auch in der Lage, sich auf die Prozesse im Rahmen des Change Managements zu konzentrieren und dem unternehmensinternen Widerstand gegen Veränderungen entgegenzuwirken.

Die Etablierung einer zentral geführten Beschaffungsorganisation ermöglicht des Weiteren einen besseren Überblick über die Ausgaben, was auf konzernweiter Ebene eine bessere Fokussierung auf die essenziellen und strategischen Aspekte erlaubt. Außerdem können Verhaltensmuster innerhalb des Unternehmens identifiziert und entsprechende Prozesse und Strategien entwickelt werden. Klare und einheitliche Prozesse vermitteln der gesamten Belegschaft ein Gefühl der Sicherheit und Zielstrebigkeit.

Mit diesem Konzept können des Weiteren alle nicht-strategischen Bereiche auslagert werden. Dadurch sind ein effizienter Einsatz der Ressourcen und angemessene Marktpreise für alle Güter gewährleistet.

Schließlich lassen sich Veränderungen am besten in einer zentral geführten Organisation durchsetzen. IBX hat ein Konzept für Kernteams entwickelt, in dem Kommunikation, Motivation und Kompetenz vereint werden. Unser Konzept für Kernteams hat sich in Sachen Kompetenz- und Wissenstransfer bewährt.

IBX hat außerdem eine Reihe von professionellen Beschaffungsdienstleistungen entwickelt, mit denen Einkaufsprozesse rationalisiert und eSourcing-Initiativen beschleunigt werden. Mit Hilfe dieser Dienstleistungen können Beschaffungsorganisationen ihre Ressourcen auf die strategische Beschaffung konzentrieren, denn IBX übernimmt das langwierige und arbeitsintensive Setup und Lieferantentraining.

Automatisierung

In der heutigen Zeit ist automatisierte Beschaffung bereits Usus. Mit dem Einsatz von eSourcing können Beschaffungsorganisationen mit weniger Aufwand bessere Ergebnisse erzielen, auf eine umfassendere Lieferantenbasis zugreifen, komplexe Angebote genauer analysieren und den Beschaffungszyklus von Wochen auf Tage verkürzen.

Doch wenngleich sich eSourcing bereits als Industriestandard entwickelt hat, werden Support Services von vielen Beschaffungsprogrammen Beschaffungsinitiativen noch immer übersehen. Deswegen hat IBX ein Set an verschiedenen Support Services zur Beschleunigung von eSourcing-Initiativen entwickelt. Die Beschaffungsteams können sich so auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.

IBX Service Desk Source übernimmt den langwierigen und arbeitsintensiven Teil der Einführung und des Lieferantentrainings. IBX beschleunigt die Bereitstellung und Nutzung der eSourcing-Lösung innerhalb des Unternehmens und bietet Support mit hoher Verfügbarkeit.

Leistungen messen, Erfolge kommunizieren

Der Erfolg eines konzernweiten Beschaffungsprozesses hängt maßgeblich von der Kommunikation ab. Denken Sie daran, frühzeitig die Erfolge zu kommunizieren. Damit machen Sie sich einen Namen. Und vergessen Sie nicht, Ihre Ergebnisse auszuwerten, mit denen der Konkurrenz zu vergleichen und Ihre einzelnen Strategiebereiche zu evaluieren.

Wenn sich die Unternehmensleitung erst für einen konzernweit einheitlichen Beschaffungsprozess entschieden hat, wird dies zweifellos von vielen Teilen des Unternehmens unterstützt. Wenn Sie dann Ihre Erfolge präsentieren, werden weitere Bereiche folgen und ebenfalls zu einem zentral geführten Beschaffungsprozess übergehen. Das Potenzial im Bereich konzernweite Beschaffung ist bei weitem noch nicht ausgeschöpft. IBX verfügt über umfassende Expertise bei der Umstrukturierung des Beschaffungsprozesses 
 
Thomas Neubauer

IBX eSourcing Suite

IBX eSourcing Suite ist eine der derzeit umfassendsten auf dem Markt erhältlichen eSourcing-Lösungen. Einkaufsmanager erhalten Unterstützung bei allen Schritten des strategischen Beschaffungsprozesses. Dies umfasst Programm- und Lieferantenmanagement, Verhandlungen mit RFX, Online-Auktionen sowie Analyse und Optimierung.

Mit IBX eSourcing Suite können Beschaffungsorganisationen:

• Beschaffungsprozesse optimieren und so bessere Ergebnisse erzielen. Ein allgemeiner Prozess, zentralisierte Daten, unternehmensweite Nutzung und Einsatz von Kernteams erhöhen die Effizienz. 
• konstant nachhaltige Einsparungen sowie größere Gewinnspannen und Ertragssteigerungen realisieren. 
• die Lieferantenbasis optimieren und die Auswirkungen transaktionsbasierter Lieferantenbeziehungen im Vergleich zum kooperationsbasierten Pendant identifizieren und ausgleichen.