Change Management bei Lego – Implementierung eines eProcurement-Systems
Mit Hilfe eines konsolidierten eProcurement-Systems konnte die LEGO Group die Zahl der erfüllten Aufträge von 50 % (2005) auf 70 % (2006) steigern und die Anzahl der Zulieferer innerhalb von zwei Jahren um 4.400 senken. Die Rationalisierung der Beschaffungsprozesse auf strategischer Ebene ist einer der Faktoren, die zum neuerlichen Erfolg der LEGO Group als weltweit führender Hersteller von Qualitätsspielwaren beitragen.
HERAUSFORDERUNG FÜR DAS UNTERNEHMEN
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Bertil Brink Pedersen, Director of LEGO Finance und für den gesamten Procure-to-Pay-Prozess |
Im Jahr 2004 hatte die LEGO Group in mehreren Bereichen mit großen Problemen zu kämpfen. Der Unternehmensführung wurde bewusst, dass die frühere Stellung als marktführende Spielzeugmarke nicht allein durch eine Steigerung der Absatzzahlen zurückgewonnen werden konnte. Eine große Hürde stellten für das Unternehmen der Mangel an Transparenz, Effizienz und Qualität im Bereich der internen Beschaffungsprozesse dar. Das Unternehmen erkannte, welche Problematik mit einem mangelnden Überblick über die Lieferkette einhergeht.
Jeden Monat kamen zwischen 300 und 400 neue Zulieferer hinzu. Diese große Zahl an Anbietern musste effizient verwaltet werden. Die Unternehmensführung der LEGO Group sah sich einer großen Herausforderung gegenüber, da die Unternehmenskultur vorwiegend auf Innovation, Produktion und Vertrieb basierte. Den Beschaffungsprozessen, der Anzahl der Zulieferer und der Einhaltung von Verträgen wurde nur eine geringe Bedeutung beigemessen.
Durch eine verstärkte Fokussierung auf die Beschaffung und Zuliefererverträge auf strategischer Ebene konnten diese Probleme erfolgreich gemeistert werden. Schon damals waren der Unternehmensführung IBX und seine marktführenden Lösungen im Bereich Beschaffung ein Begriff. Die LEGO Group entschied sich also für IBX als Partner zur Identifizierung des Bedarfs und der daraus folgenden Konzipierung des internen eProcurement-Systems Easy Buy, einem One-Stop-Shop.
MEHRWERT FÜR DAS UNTERNEHMEN
- Transparenz des Einkaufsprozesses und Reduzierung der Ausgaben
- Verminderung der Zuliefererzahl um 38 %
- Steigerung der Anzahl der erfüllten Aufträge um 40 %
- Unternehmensweites Bewusstsein der Notwendigkeit einer effizienten Beschaffungsstrategie sowie deren Akzeptanz auf allen Ebenen
- Höhere Effizienz und niedrigere Kosten bei der Verwaltung
- Implementierung eines One-Stop-Buy-Systems (EASY BUY) weltweit in allen Abteilungen von LEGO
ENTSCHEIDENDE ERFOLGSFAKTOREN
- Effektive Implementierung durch IBX
- Erfahrung von IBX in Bezug auf Prozesse und Implementierung
- Fokus der Unternehmensführung auf potenzielle Einsparungen durch Rationalisierung der Beschaffung
- Akzeptanz und Verwendung der eProcurement-Plattform durch die Mitarbeiter von LEGO
- Abschaffung von Beschränkungen im Beschaffungswesen
DIE LÖSUNG
Die LEGO Group entschied sich für die Implementierung des eProcurement-Systems Easy Buy von IBX, dessen Betrieb am 1. Dezember 2005 aufgenommen wurde. Das Know-how von IBX und die Lösungen des Unternehmens waren der LEGO Group dabei im Vorfeld ein Begriff. „Wir haben uns für IBX als Partner entschieden, da wir davon überzeugt waren, dass das Unternehmen eine umfassende Implementierung von den ersten Besprechungen bis hin zur Inbetriebnahme durchführen würde, und wir wurden nicht enttäuscht“, so Bertil Brink Pedersen, Director Corporate Finance – Procure to Pay, der die Verantwortung für die unternehmensweite Implementierung von Easy Buy bei LEGO trug.
Vom System zum Prozess
Brink Pedersen betont des Weiteren, dass der gesamte Prozess der Umstrukturierung des Beschaffungswesens eine positive strukturelle Änderung darstellt und dem Unternehmen neue Perspektiven eröffnet hat.
„Das eProcurement-Projekt ist mehr als nur die Implementierung eines Systems zur Verwaltung von Zulieferern und Beschaffungsprozessen. Durch dieses Projekt waren wir in der Lage, das gesamte Potenzial einer prozess- anstatt systemorientierten Strategie zu erkennen. Das eProcurement-System ist ein Beispiel für jeden einzelnen Mitarbeiter der LEGO Group, wie positiv sich Änderungen auswirken können und dass jeder dazu beitragen kann, indem alte Gewohnheiten abgelegt und neue, bessere Vorgehensweisen adaptiert werden.“
Aufbrechen von „Silos“
Bertil Brink Pedersen zufolge trug das von IBX entwickelte eProcurement-System dazu bei, Grenzen zwischen den einzelnen Abteilungen zu überwinden: „Die breite Akzeptanz und Unterstützung durch die Mitarbeiter ist ein entscheidender Faktor für unseren Erfolg bei der Steigerung der Transparenz der Beschaffungsprozesse für jeden Einzelnen. Das Zusammengehörigkeitsgefühl im Unternehmen ist nun stärker als je zuvor, was zum großen Teil den offensichtlichen Vorteilen der Transparenz im Beschaffungswesen zu verdanken ist. Wenn das Unternehmen erkennt, dass Effizienz und Disziplin im Beschaffungswesen beispielsweise dazu beitragen, die Kreativität der Mitarbeiter zu fördern, dann beginnen wir alle, die „Silos“ im Unternehmen aufzubrechen und als EIN Unternehmen zu denken. Dies stellt auf jeden Fall eine positive Weiterentwicklung unserer Unternehmenskultur dar.“
Mehr Erfolg durch Einsparungen, Effizienz und Disziplin
„Unser Unternehmen lebt von Innovation und Kreativität. Trotzdem müssen wir uns in manchen Bereichen auf Disziplin und Effizienz konzentrieren, ohne die Kreativität außen vor zu lassen“, so Brink Pedersen. „Genau das haben wir durch das eProcurement-System erreicht: Durch die Reduzierung der Zahl der Zulieferer und die Erhöhung der Effizienz im Beschaffungswesen konnte das Unternehmen stabilisiert und, wo nötig, kreativer Freiraum geschaffen werden. Des Weiteren haben die Tools von IBX dem kontinuierlichen Wissenstransfer über die verschiedenen Unternehmensebenen hinweg Vorschub geleistet.“
Die Ergebnisse sprechen für sich selbst
Bertil Brink Pedersen betont, dass die Rationalisierung der Beschaffungsprozesse bei LEGO, abgesehen von der Identifizierung toter Punkte, veralteter Prozesse und des aktuellen Bedarfs des Unternehmens, messbare Erfolge mit sich gebracht hat: „Die Reduzierung der Zuliefererzahl um 40 % in nur zwei Jahren, die Verdoppelung der erfüllten Aufträge und die große Akzeptanz des neuen Prozesses bei den Mitarbeitern schlagen sich durchaus in gesteigerten Unternehmensgewinnen nieder.“
Ziele
„Langfristig planen wir, die Zuliefererzahl weiter um 50 % zu reduzieren, alle Aufträge zu erfüllen und das eProcurement-System in weitere Prozesse, z. B. die Kundenabrechung, zu integrieren. Nun sind wir beispielsweise in der Lage, Richtlinien wie Zahlung nur bei Lieferung ausnahmslos durchzusetzen. Früher konnten wir nicht einmal mit Sicherheit sagen, ob die gekauften und bezahlten Produkte tatsächlich geliefert wurden“, so Brink Pedersen. Er betont dabei seine optimistische Haltung in Bezug auf die weitere Entwicklung von LEGO in Richtung erstklassige Qualität sowohl bei internen Prozessen als auch als weltweit führender Anbieter von Qualitätsspielwaren. Bertil Brink Pedersen ist seit 1. Juni 2006 Director of LEGO Finance und für den gesamten Procure-to-Pay-Prozess verantwortlich.
